Conservar los archivos laborales permite conocer información sobre el historial del trabajador en la empresa y responder las solicitudes que sean presentadas por el trabajador o cualquier entidad pública.
I. Documentos esenciales
Los documentos que hacen parte principal del historial laboral de los trabajadores son:
- Los contratos de trabajo.
- Las liquidaciones finales de acreencias laborales.
- Los soportes de pago de prestaciones sociales y salarios.
- Las planillas de pago a la seguridad social.
Esos documentos contienen información relevante sobre la relación laboral y pueden servir para demostrar el cumplimiento de obligaciones como el pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones y aportes a la seguridad social.
II. Trámites pensionales
Los trabajadores pueden reclamar en cualquier momento los derechos relacionados con su pensión, razón por la cual el empleador necesita conocer con certeza la información relacionada con este tema para responder y aportar las evidencias que sean necesarias ante cualquier solicitud.
III. Requerimientos de entidades del Sistema de Seguridad Social y Fiscalizadoras
La UGPP y las entidades del Sistema General de Seguridad Social pueden requerir a los empleadores para verificar que los aportes a la seguridad social, SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar sean realizados de conformidad a la ley.
Los empleadores podrán demostrar el pago correcto de esos aportes mediante la presentación de las planillas PILA o cualquier otro documento que demuestre el cumplimiento de esta obligación.
IV. Libros de comercio
Si bien existe el deber legal de conservar los libros de comercio y papeles contables de las empresas durante 10 años, es preferible no dar este mismo tratamiento a las hojas de vida de los trabajadores, pues estas contienen información relacionada con su historial laboral.
V. ¿Cuándo expira el derecho a hacer reclamaciones laborales?
El término para que un trabajador promueva acciones relacionadas con sus derechos laborales sobre salarios o prestaciones sociales es de tres años contados desde que se hizo exigible su derecho.
Sin embargo el trabajador puede extender este término por otro periodo de tres años cuando reclama a su empleador las deudas que considera están a su favor.
El derecho a reclamar las cesantías se contabiliza desde el momento de la finalización de la relación laboral y no la fecha en que se debía hacer el pago al Fondo de Cesantías anualmente.
Los aportes a pensión no prescriben, por lo tanto pueden solicitarse en cualquier momento.
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