Información clave para atender las deudas presuntas y reales imputadas por Colpensiones

Los empleadores y ex empleadores que tienen o han tenido trabajadores afiliados a Colpensiones pueden generar deudas tanto reales como presuntas, independientemente de si han recibido requerimientos o notificaciones de parte de la entidad.

 

¿Qué son las deudas presuntas y reales imputadas por Colpensiones?

Las deudas reales son aquellas que se generan por alguna de las siguientes situaciones:

  • Porque Colpensiones estima que en algún período se pagó un menor valor al debido.
  • Porque Colpensiones estima que en algún período se efectuó el pago del aporte de manera extemporánea.

Las deudas presuntas surgen cuando un período específico presenta aportes en cero. En estos casos, Colpensiones reconoce que puede haber ocurrido una omisión en el reporte de la novedad de retiro.

 

¿Qué es el Portal Web del Aportante y por qué es importante habilitarlo?

El Portal Web del Aportante (PWA) es la herramienta proporcionada por Colpensiones que permite a los empleadores, tanto personas naturales como jurídicas, consultar si presentan deudas relacionadas con aportes pensionales debido a inconsistencias en los pagos, omisiones o pagos incompletos. Además, este portal permite realizar los trámites de forma electrónica para depurar dichas deudas.

Es importante tener en cuenta que las deudas detalladas en el PWA no incluyen los intereses de mora, ya que estos solo se liquidan al momento de realizar el pago.

 

¿Cómo pueden depurarse las deudas reales y presuntas imputadas por Colpensiones y qué documentos se requieren?

Para verificar la autenticidad de las deudas reales, se debe acreditar la planilla de aportes del periodo en cuestión. Este documento acredita el valor pagado y la fecha del pago.

En cuanto a las deudas presuntas, se pueden depurar utilizando diversos documentos que demuestren la novedad presentada para ese periodo.

Es importante que cada novedad reportada en el PWA esté respaldada por documentos que la acrediten. En caso contrario, el empleador o su representante legal podrían incurrir en el delito de falso testimonio si se realiza un reporte engañoso o inexacto de alguna novedad. Además, cualquier autoridad judicial o administrativa puede solicitar en cualquier momento los respectivos soportes documentales que respalden el reporte de la novedad.

 

¿Cómo se realiza el registro y habilitación del PWA?

Personas jurídicas: el registro debe ser realizado por el representante legal, quien deberá validar su identidad respondiendo preguntas de seguridad. Además, se deben cargar los siguientes documentos:

  • Cédula de ciudadanía del representante legal. 
  • Registro único tributario de la empresa a registrar. 
  • Certificado de existencia y representación legal, con fecha de expedición no mayor a 90 días.

Personas naturales: también se valida la identidad mediante preguntas de seguridad y se deben cargar los siguientes documentos:

  • Cédula de ciudadanía del representante legal. 
  • Registro único tributario.

 

¿Qué sucede si no se gestiona la depuración de las deudas en el PWA?

Si no se realiza la depuración de las deudas en el PWA, Colpensiones podrá iniciar un proceso de cobro coactivo y ordenar la ejecución del empleador o ex empleador para saldar la deuda.

Recomendamos que se consulte periódicamente el PWA para identificar deudas reales o presuntas y así poder atenderlas antes de recibir un requerimiento. De esta manera, el empleador contará con más tiempo para acreditar la inexistencia de la deuda y depurarla, o realizar el pago correspondiente, evitando así enfrentarse a un proceso de cobro.