Entendemos que con la actual alerta de COVID-19 en Colombia pueden surgir dudas sobre el manejo del personal en su empresa, fundación o start-up. Por ello hemos creado una serie de preguntas frecuentes que pueden ayudar a aclarar el panorama para tomar decisiones.
1. ¿Qué medidas pueden adoptar las empresas para la prevención del COVID-19?
Según la Circular No. 21 del 17 de marzo de 2020 del Ministerio de Trabajo los empleadores pueden adoptar las siguientes medidas:
- Trabajo en casa: permite al trabajador prestar sus servicios desde su residencia, sin que por tal motivo se lo considere como teletrabajador. Es una modalidad distinta del teletrabajo y por lo tanto no requiere el cumplimiento de una serie de requisitos adicionales. Dada la actual contingencia esta es una alternativa viable. Una vez superada cesará la excepcionalidad y temporalidad de la medida.
- Teletrabajo: es una forma de organización laboral que permite al trabajador prestar sus servicios utilizando como soporte las tecnologías de información y comunicación. Bajo esta modalidad puede no requerirse la presencia física del trabajador en sitio específico de trabajo[1].
- Jornada de trabajo flexible: es una modalidad que permite repartir la jornada laboral de manera variable durante la semana, de tal manera que las horas de trabajo se distribuyen en máximo seis días a la semana con un día de descanso obligatorio (que puede coincidir con el domingo), y que como mínimo tenga 4 horas continuas y como máximo hasta 10 horas diarias sin lugar a recargo por trabajo suplementario (horas extras, dominicales y/o festivos), siempre y cuando el número de horas no exceda el promedio de las 48 horas semanales dentro de la jornada ordinaria de 6 a.m a 9 p.m.[2]
- Vacaciones anuales, anticipadas y colectivas: se pueden otorgar los 15 días de descanso al que tienen derecho los trabajadores. Si se trata de vacaciones colectivas el empleador debe dar aviso a los trabajadores. En la situación actual se podrá dar inicio a las vacaciones en cualquier momento para enfrentar la contingencia del COVID-19.
- Permisos remunerados: el empleador puede relevar a los trabajadores del servicio y continuar reconociendo el pago de salarios.
Otra medida no prevista en la circular es la suspensión de los contratos de trabajo. El empleador podrá adoptar esta determinación siempre que la actividad que desarrolla la empresa se vea afectada por las medidas sanitarias adoptadas por el Gobierno Nacional o las administraciones locales y que pueda considerarse como una situación de caso fortuito o fuerza mayor.
De llegar a ocurrir esto se debe indicar al trabajador que tiene cobertura del mecanismo de protección al cesante[3]. Para ello el empleador debe remitir una certificación a la caja de compensación familiar[4].
2. ¿Cómo se establecen los horarios de trabajo con la modalidad de teletrabajo?
El contrato o vinculación que se genere a través del teletrabajo deberá indicar los días y los horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada laboral[5].
A los teletrabajadores no le son aplicables las normas de jornada de trabajo[6]. Sin embargo sí debe ser posible verificar su jornada laboral para efectos de determinar el pago de las horas extras, dominicales y festivos como a cualquier otro empleado.
Lo anterior implica que el teletrabajo debe desarrollarse en el marco de la jornada máxima legal.
3. ¿Puede el empleador imponer el teletrabajo o el trabajo en casa?
Ambos requieren el acuerdo del empleador y del trabajador. Para efectos probatorios se podrá dejar en un acta este acuerdo.
4. ¿Qué formalidad debe agotar el empleador para iniciar el teletrabajo?
El empleador deberá proponer esta modalidad al trabajador, y este último puede aceptar o rechazar tal solicitud. A partir de lo anterior, se establecerán los objetivos, etapas, plan de acción, y recursos para el desarrollo de la prestación del servicio bajo la modalidad de teletrabajo.
Adicionalmente, se debe elaborar un contrato de trabajo escrito con los requisitos establecidos en la ley laboral[7].
Si al teletrabajador se le contrata por primera vez, no puede exigir posteriormente realizar su labor en las instalaciones del empleador a menos que las partes de común acuerdo modifique lo pactado inicialmente.
Si existe una vinculación laboral y las partes posteriormente optan por el teletrabajo, deben firmar un nuevo contrato o un otrosí al contrato con los requisitos señalados, el cual debe ser anexado al contrato de trabajo inicial (si existe) o a la hoja de vida del empleado.
5. ¿Cuál es la diferencia legal entre horario flexible y teletrabajo y cuál es el compromiso del empleador en cada una de estas medidas?
El teletrabajo permite que el trabajador preste sus servicios sin que se requiera su la presencia física en un sitio específico de trabajo. Por su parte el trabajo flexible sí requiere la presencia física del trabajador en el sitio de trabajo.
Bajo cualquiera de las anteriores figuras el empleador tiene el compromiso de pagar las acreencias laborales y seguridad social en igualdad de condiciones respecto de los demás colaboradores.
Frente al teletrabajador el empleador tiene la obligación de cerciorarse de que aquél cuente con el espacio adecuado y los requerimientos técnicos necesarios para desempeñar su labor.
6. ¿Cómo se debe reportar a la ARL la implementación del teletrabajo?
El empleador, deberá reportar vía correo electrónico a la ARL de la modificación en la modalidad de trabajo, de presencial a teletrabajo.
La solicitud deberá contener como mínimo, los cargos, los trabajadores y la fecha a partir de la cual la Empresa implementará el teletrabajo.
7. ¿Qué debe hacer el empleador antes de implementar teletrabajo?
El teletrabajo debe estar previsto dentro del reglamento interno de trabajo de las empresas. Si no lo contempla, se deberá proceder a modificarlo y efectuar las respectivas publicaciones.
Así mismo la empresa debe cerciorarse de que el trabajador tenga un espacio óptimo para el teletrabajo, para evitar cualquier tipo de incidencia relacionada con temas de salud ocupacional.
Además, debe contar con los requerimientos logísticos y técnicos que se requieran para que el trabajador pueda cumplir cabalmente sus funciones, tales como línea telefónica, acceso a Internet y cualquier otro que se considere necesario dependiendo de la posición y funciones a realizar.
Naturalmente, con las medidas de urgencia tomadas por el coronavirus los tiempos pueden ser más flexibles a la hora de confirmar si los puestos en casa son adecuados para el teletrabajo. Aquí juega un papel importante el compromiso del teletrabajador de comunicar la verdad sobre la facilidad y disposición que tiene para cumplir correctamente con el teletrabajo.
8. ¿Es posible reversar el teletrabajo?
La reversibilidad es una facultad que tiene el empleador y un derecho del teletrabajador. Esta consiste en la posibilidad de que el teletrabajador retorne a su puesto habitual de trabajo en las instalaciones del empleador.
Cuando el trabajador en vigencia de la relación laboral acepta el teletrabajo de manera voluntaria podrá solicitar que se lo asigne nuevamente al sitio de trabajo anterior.
9. ¿Qué otras medidas se pueden implementar en las empresas?
La medida más efectiva es el autocuidado, el adecuado y constante lavado de manos, la limpieza frecuente de sitios de trabajo, así como la información oportuna sobre los avances que el mundo está generando en términos de cómo hacer frente al COVID-19. Esta información está centralizada en el Ministerio de Salud y Protección Social.
Adicionalmente, otro tipo de estrategias recomendadas son:
- Horarios flexibles como estrategia para que haya menos trabajadores desplazándose en servicios masivos de transporte en horas pico y con ello, se reduzca el riesgo de posible contagio.
- Disminución de reuniones presenciales.
- Reducción de eventos masivos o eventos en los cuales haya alta aglomeración de personas.
10. ¿Qué debe hacer un trabajador que sospecha está contagiado o ha estado en contacto con personas de riesgo?
Como medida preventiva se sugiere a los empleadores y contratistas públicos y privados, considerar otorgar a los trabajadores provenientes de países con casos confirmados de COVID-19, con sospecha de COVID-19, o que ha estado en contacto con personas de riesgo, opciones de teletrabajo o trabajo remoto (en casa).
De común acuerdo con el trabajador, como medida preventiva, autorizar actividades de trabajo en casa por mínimo 10 días hábiles.
Es así, que la actividad de modalidad en casa ocasional no se configura como teletrabajo y minimiza el riesgo de exposición a casos de COVID-19 en ambientes laborales.
11. ¿Un empleado puede negarse a ir a trabajar aunque no esté enfermo ni confinado?
No. El trabajador mantiene la obligación de prestar el servicio en los términos pactados.
En estos casos se podrá revisar la posibilidad de otorgar al trabajador una licencia no remunerada. Para tal fin será necesario contar con el acuerdo del trabajador.
12. ¿Qué alternativas hay para empleados que no pueden adoptar la modalidad de teletrabajo por las características de sus responsabilidades?
Teniendo en consideración las medidas de contención de casos en Colombia de COVID-19 y pico epidemiológico respiratorio, se sugiere aplicar los métodos de teletrabajo o trabajo en casa los cuales son de carácter voluntario, ocasional y de común acuerdo entre los trabajadores y el empleador.
Sin embargo, en caso de no poder hacerlo el EMPLEADOR deberá:
- Capacitar a los líderes del sistema de gestión frente al reconocimiento de los signos y síntomas de COVID-19, e identificar los antecedentes en cuanto a exposición a la enfermedad.
- Suministrar a los trabajadores elementos que permitan el lavado de manos y desinfección de manos, así como tapabocas cuando sea necesario.
- Notificar casos sospechosos de trabajadores con COVID-19 ante las autoridades competentes, como Secretarías de Salud distritales, departamentales y municipales.
- Suministrar información oportuna y veraz, permitiendo el desarrollo de los procedimientos que establezcan las autoridades sanitarias en los centros de trabajo.
- Contar con una ruta de comunicación interna, que permita la recepción de la información de trabajadores con síntomas y antecedentes sospechosos del virus.
- El equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) de cada empresa o entidad, es responsable de notificar casos sospechosos a las autoridades de salud de su territorio.
- En la medida de lo posible efectuar controles sanitarios al inicio de los turnos de trabajo.
- Disminuir la cantidad de personas que se reúnen en los casinos para la toma de alimentos.
- Disminuir el número de reuniones presenciales o concentración de varias personas en espacios reducidos de trabajo y con baja ventilación.
- Autorizar a quienes presenten síntomas respiratorios leves y moderados, a trabajar desde sus domicilios, sin que ello signifique abandono del cargo. En todo caso, la permanencia en casa como medida sanitaria temporal y excepcional, en términos de aislamiento social preventivo.
13. ¿Qué sucede con los contratistas independientes contratados mediante contrato de prestación de servicios?
El teletrabajo y el trabajo en casa son modalidades propias de los contratos de trabajo, por lo cual no son aplicables a los contratistas independientes.
Dadas las circunstancias actuales, los contratos de prestación de servicios podrán suspenderse temporalmente, siempre que sus cláusulas así lo contemplen. Esta medida debe limitarse a los contratos que en efecto se ven afectados por las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional y/o gobiernos locales.
14. ¿Cuál es la mejor forma de evitar el contagio en un puesto de trabajo?
- Aplicación de técnicas de autocuidado.
- Usar los Elementos de Protección Personal (EPP) de acuerdo con el riesgo de exposición.
- Mantener limpias las superficies de trabajo tales como teclados, teléfonos, mouse, celulares, picaportes (manijas de puertas), tableros de control, entre otros.
- No compartir elementos de protección personal.
- Reforzar medidas de lavado de manos frecuente y adecuado.
15. ¿El incumplimiento a las medidas de prevención por parte del trabajador genera sanciones?
Teniendo en consideración las medidas preventivas sanitarias adoptadas por el Ministerio de Salud y Protección Social y en cumplimiento a la Resolución 380 de 2020 la violación e inobservancia de las medidas de prevención, dará lugar a sanciones penales y pecuniarias previstas en los artículos 368 del código penal y 2.8.8.1.4.21 del Decreto 780 del 2001, respectivamente.
16. Si el trabajador está desarrollando su actividad bajo los métodos del teletrabajo y no cumple las funciones del cargo ¿incurrirá en sanciones?
Cuando las funciones se desarrollan mediante teletrabajo el trabajador mantiene a su cargo todas las obligaciones contenidas en el contrato. El incumplimiento de estas obligaciones podrá ser sancionado según el reglamento interno del trabajo de cada empresa y la normativa aplicable. Así mismo, dependiendo de la conducta desarrollada, se podrá evaluar la terminación del contrato de trabajo.
[1] Ley 1221 de 2008 y Decreto Reglamentario 0884 de 2012
[2] Código Sustantivo del Trabajo, artículo 161, literal D.
[3] Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.6.1.6.2.
[4] Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.6.1.6.3.
[5] Decreto 884 de 2012, artículo 3°.
[6] Ley 221 de 2008, artículo 6°, numeral 1°.
[7] Código Sustantivo del Trabajo, artículo 39.
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