¿Cómo funciona la firma electrónica para los contratos de trabajo?

ROES Abogados

En mayo de 2021 entró en vigencia la posibilidad de que dos partes firmen contratos de trabajo a través de la firma electrónica, según lo establece el Decreto 526 de 2021 del Ministerio del Trabajo. 

Este contrato puede ser firmado de dos maneras:

  1. A través de la firma electrónica según el Decreto 1074 del 2015.
  2. A través de la firma digital según la Ley 527 de 1999.

¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?

  • Firma electrónica: es aquella obtenida a través de códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadasEsta firma de regula con el artículo 2.2.2.47.1 del Decreto 1074 del 2015.

  • Firma digital: se regula con la Ley 527 de 1999. Se trata de un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.

Ambos tipos de firmas son tan válidas como la firma manuscrita, siempre y cuando incorporen los atributos descritos en la normativa que regula cada una de ellas. 

¿Qué requisitos debe cumplir el contrato de trabajo firmado electrónicamente?

El contrato de trabajo firmado electrónicamente debe cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo (o la norma que lo modifique, complemente o sustituya) por lo tanto, debe contener:

  1. La identificación y domicilio de las partes.

  2. El lugar y la fecha de su celebración.

  3. El lugar en donde se contrata al trabajador y el lugar de prestación del servicio. 

  4. La naturaleza del trabajo.

  5. El salario, su forma y periodos de pago. 

  6. La estimación de los suministros de habitación y alimentación en especie si hacen parte del salario. 

  7. La duración del contrato, su preaviso y terminación.

¿Cuáles son los requisitos para la firma electrónica?

Para el uso de la firma electrónica, se tendrán en cuenta los siguientes requisitos: 

  1. La vigencia de la firma corresponde a la misma del contrato y sus correspondientes adiciones y/o modificaciones, en caso de que llegaren a convenirse y/o requerirse. 

  2. No tendrá ningún costo para el trabajador, correspondiendo exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado que se llegase a ocasionar. 

  3. Su uso entre trabajador y empleador será exclusivo para la relación laboral sin que, a la finalización de esta, el contrato de trabajo, sus adiciones y/o modificaciones firmado(s) electrónicamente pierdan su validez, eficacia y fuerza probatoria. 

 

¿Qué obligaciones tienen los empleadores que decidan usar la firma electrónica o digital en sus contratos laborales?

Según el Decreto 526 de 2021, los empleadores deben:

  1. Proveer al trabajador de los medios necesarios para el uso de la firma electrónica, mediante desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros, siempre que cumplan con las condiciones previstas en el artículo 2.2.2.47.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (o la norma que lo modifique, complemente o sustituya). 

  2. Conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos. 

  3. Suministrar al trabajador el contrato de trabajo, sus anexos y modificaciones, firmados electrónicamente, a través de un medio electrónico autorizado por el trabajador. 

  4. Suministrar a las autoridades judiciales, de inspección, vigilancia y control en asuntos laborales y administrativas, los contratos laborales firmados electrónicamente en los casos que sean requeridos. 

  5. Garantizar la gestión documental digital de los contratos de trabajo firmados electrónica o digitalmente protegiendo su autenticidad, integridad y disponibilidad. Por lo tanto, los contratos de trabajo suscritos con firma digital o electrónica deberán estar disponibles para posterior consulta en el formato en el que han sido creados. 

 

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